L’introduzione di un nuovo ERP non riguarda soltanto la configurazione del software.
Un passaggio fondamentale è la migrazione dei dati provenienti da gestionali precedenti, fogli Excel e applicazioni utilizzate dai diversi reparti.
Anagrafiche incomplete, prodotti duplicati e informazioni non aggiornate possono compromettere l’efficacia del nuovo sistema.
Per questo, prima di trasferire i dati, è necessario analizzarli e prepararli con attenzione.
Quali dati trasferire?
Non tutte le informazioni accumulate negli anni devono necessariamente essere importate.
È importante stabilire quali dati sono realmente utili, come:
- anagrafiche di clienti e fornitori;
- cataloghi di prodotti e listini;
- disponibilità di magazzino;
- ordini e documenti aperti;
- condizioni commerciali;
- informazioni amministrative necessarie.
I dati storici meno rilevanti possono essere conservati in un archivio separato, evitando di appesantire inutilmente il nuovo sistema.
Pulizia e organizzazione
Prima dell’importazione è utile correggere dati incompleti, uniformare i formati e individuare eventuali duplicati.
È inoltre necessario definire regole comuni per nomi, codici prodotto, indirizzi, categorie e unità di misura.
Una struttura coerente rende le informazioni più semplici da consultare e riduce il rischio di errori nei processi successivi.
Verificare le relazioni tra i dati
In un ERP, le informazioni sono collegate tra loro.
Un prodotto può essere associato a una categoria, a diversi fornitori, a un’aliquota fiscale e a specifiche regole di magazzino.
Per questo motivo, l’importazione deve seguire un ordine preciso e rispettare le relazioni tra i diversi elementi.
Anche la corrispondenza tra i campi del vecchio sistema e quelli del nuovo ERP deve essere verificata attentamente.
Effettuare test prima del passaggio definitivo
Prima della migrazione completa è consigliabile eseguire un’importazione di prova su una quantità limitata di dati.
Il test permette di controllare che le informazioni siano corrette, che non vengano creati duplicati e che i processi principali funzionino come previsto.
Solo dopo queste verifiche è possibile procedere con il trasferimento definitivo.
Una migrazione pianificata
La qualità dei dati influenza direttamente l’affidabilità di report, ordini, fatture e operazioni di magazzino.
Una migrazione ben pianificata permette di iniziare a utilizzare il nuovo ERP con informazioni più ordinate, coerenti e facilmente consultabili.
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